donderdag 31 mei 2012

7 tips hoe u snel , geconcentreerd en gestructureerd kan werken.


In deze blog vertel ik u hoe ik goed en geconcentreerd kan werken. Dit wil niet zeggen dat het voor iedereen werkt, maar mijn productie is vele malen hoger geworden.  Dit zorgt ervoor dat ik nu in het weekend meer vrije tijd heb, en dat ook al mijn taken zijn volbracht, dus geen zenuwachtig gedoe meer tijdens het kijken van een filmpje. Hier volgen 7 tips:

#1 Todo list
Om te kunnen beginnen moet u eerst weten wat er moet gebeuren. Maak aan het einde van elke werkdag een todo list voor de volgende dag. Ik heb een kladblok bestand op het bureaublad van mijn computer staan die mij elke ochtend verteld wat ik moet doen. Elke keer als u weer iets klaar heeft zet u het * tekentje voor uw taak. U moet geen oude todo taken verwijderen, maar bewaar ze op uw computer. U kunt dan ook op week een maandbasis bekijken hoeveel werk u verricht heeft. Één van de belangrijkste dingen van een todo list is: zorg er voor dat u er zo veel taken opzet dat u hem niet af zult krijgen. De taken die overblijven kunnen de volgende dag weer op de lijst gezet worden. Dat laatste klinkt vreemd, maar het werkt wel degelijk!

#2 Een goede ruimte
Ik werk met mijn bedrijf vanuit huis en had in het begin dan ook mijn bureau met een computer, een laptop en vier beeldschermen in de woonkamer staan. Ik vond dit gezellig omdat mijn vriendin ook in diezelfde kamer zat. Dit had voor mij ook hele grote nadelen omdat ik me soms heel slecht kan concentreren. Ik woon in het centrum van Heerenveen dus als ik uit het raam kijk is ook daar genoeg te zien. Mijn vriendin en ik houden van mooi (design) spullen en gadgets dus ook was er genoeg andere afleiding te vinden. Dit is de reden dat ik een klein kamertje (met uitzicht op een stenen muur. Ja ik heb ook geen idee waarom er dan een raam zit.) heb leeggeruimd en er mijn kantoor van heb gemaakt. Dit kantoor bevat het volgende:
  • Een boekenkast gevuld met boeken
  • Een tekentafel met daarop een kleine filmstudio
  • Een bureau met al mijn computerspullen
  • Kist met de administratie van Smartin Design
Voor de rest heb ik er voor gekozen om nog geen van mijn schilderijen in deze ruimte te hangen en ook zijn de muren netjes wit gebleven. Aals ik wil werken dan zit ik in een netjes opgeruimde kamer met de deur dicht. Een goede ruimte waar u met rust gelaten wordt is dus van belang!

#3 Neem voldoende rust
Voldoende rust is heel belangrijk. Als u de hele dag achter de computer zit omdat u het druk heeft neem dan nog wel om de twee uren pauze. Ga absoluut niet even snel lunchen terwijl u achter uw computer doorwerkt. Zo af en toe even uw hoofd leeg halen en weer opnieuw beginnen zorgt er ook voor dat veel fouten worden voorkomen en oplossingen makelijker worden bedacht.

#4 Deel uw tijd praktisch in
Als bedrijf zijnde heeft u bepaalde variabele taken en vaste taken. Probeer een vaste planning te maken. Bijvoorbeeld: bezoek op vaste tijden klanten (variabele taken toch inplannen;)). Plan elke dag ergens één uur in dat u met Social media bezig bent, dan weet u ook zeker dat uw contacten elke dag iets van u horen. Plan elke dag een half uur in om u kantoor netjes te houden. Plan elke dag een uur in om uw administratie bij te werken etc.

#5 Doelen stellen
Dit lijkt een beetje op een todo list, maar is toch net even iets anders. U moet naast alle kleine werkzaamheden ook een paar grote doelen stellen die u over een langere periode wilt behalen. U beslist bijvoorbeeld dat u binnen een jaar een nieuw systeem heeft ontworpen die geheel geautomatiseerd facturen en offertes verstuurd (voor een webmaster zelf te realiseren). Zo kunt u in rustige periodes toch nog werken aan iets waar uw bedrijf later veel aan kan hebben.

#6 Weg met die smartphone
Bent u aan het werk? Dan heeft u geen tijd om uw mail te checken, te sms’en, te whatsappen of met social media bezig te zijn. Wel moet u natuurlijk bereikbaar voor klanten zijn die telefonisch contact opnemen. Bij een e-mail of DM van uw klant weet deze dat die niet direct een antwoord kan verwachten. Blokkeer daarom de internet toegang van uw Smartphone als u aan het werk bent. Als u wifi en 3G blokkeert kun u alleen telefoneren en eehhmm sms’en. Via telefonisch contact moet er betaald worden en Whatsapp is gratis, via Whatsapp sturen mensen dus flauwe grappen en informatie waar je niks aan hebt. Heeft iemand je echt nodig of is er spoed bij dan kunnen we ineens weer bellen, dat is dus een mooi balans.

#7 Een idee
heeft u een goed idee? Werk dit niet direct uit, maar doe dit op een tijdstip wanneer u hier tijd voor heeft, Bij tip #5 bijvoorbeeld. Nieuwe ideeën zijn voor veel mensen zeldzaam, schrijft ze daarom wel altijd direct op. Hiervoor heb ik een formulier gemaakt. Ik heb het al eerder over dit formulier gehad en ik heb hem nu aangepast en online gezet. U kunt het formulier HIER downloaden. Print het formulier uit als u een idee heeft en schrijf het direct op, bewaar al uw formulier goed en kijk er later nog eens naar. 

Hopelijk helpen deze 7 tips u op weg. Mocht u nog vragen hebben, of ook goeie tips? Zet ze in een reactie en ik zal ze beantwoorden.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten